Aufbau und Struktur einer SharePoint-Umgebung

Heute werde ich mich dem Thema "Aufbau und Struktur einer SharePoint-Umgebung" widmen. Für alle die meinen ersten Artikel "Einstieg in SharePoint" dieser Blog-Serie noch nicht gelesen haben sind jetzt herzlich dazu eingeladen :-) 

Ziel dieses Beitrags soll es sein, die Struktur und den Aufbau einer SharePoint-Anwendung zu verstehen. Da es sich bei diesem Blog, wie der Titel "SharePoint für Jedermann" auch bereits aussagt, um einen Blog für Jedermann handelt, werde ich versuchen die technischen Aspekte wegzulassen. Damit ich das Verständnis jedoch besser zum Ausdruck bringen kann, werde ich den ein oder anderen SharePoint-spezifischen Begriff nutzen, da man mit diesen immer wieder konfrontiert wird.

Wie ich bereits in meinem vorherigen Artikel erwähnt habe ist SharePoint eine webbasierte Anwendung. Damit eine Anwendung im Web funktionieren kann, muss diese in der Regel auf einem Webserver (in diesem Fall der IIS (Internet Information Services)) bereitgestellt werden. Das Wort "Web" wird uns noch öfters begegnen und ich werde nun einige wichtige Begriffe aus dem SharePoint Umfeld in Bezug auf die Struktur und den Aufbau erläutern. 

• Webanwendung
• Eine Webanwendung ist der Einstiegspunkt für den Anwender. Unter einer bestimmten Adresse (URL - Uniform Resource Locator), z.B. http://MeinEinstiegspunkt lässt sich der SharePoint über einen Browser aufrufen. Wer noch nie mit SharePoint gearbeitet hat, der kann sich eine Webanwendung auch als ein Unternehmensgebäude vorstellen.
• Webseitensammlung
• Damit ein Anwender den SharePoint benutzen kann, muss mindestens eine Webseitensammlung existieren. Diese liegt unterhalb der oben genannten Webanwendung und wird in diesem Fall auch unter der Adress http://MeinEinstiegspunkt erreicht. Man kann sich eine Webseitensammlung auch als eine Etage vorstellen, die innerhalb des Unternehmensgebäudes vorhanden ist. Jedes Gebäude benötigt auch mindestens eine Ebene.
• Webseiten
• Eine Webseite ist eine Unterseite einer Webseitensammlung. In meinem Beispiel wird diese Webseite unter der Adresse http://MeinEinstiegspunkt/SharePoint erreicht. Um bei unserem Gebäude zu bleiben, kann man Webseiten auch mit Räumen vergleichen. Eine Etage kann einen Raum/Arbeitsplatz oder auch mehrere Räume/Arbeitsplätze beherbergen.
• Unterwebseiten
• Unterwebseiten sind Unterseiten einer Webseite. In meinem Beispiel wird diese Seite unter der Adresse http://MeinEinstiegspunkt/SharePoint/Unterseite erreicht. Um bei unserem Gebäude zu bleiben, kann man Unterwebseiten auch mit Arbeitsplätzen vergleichen. 
• Bibliotheken
• Eine (Dokumenten)-Bibliothek ist wie der Name bereits beschreibt, eine Ablage für Dokumente jeglicher Art. Generell stellt der SharePoint die folgenden vordefinierten Bibliotheken (Bilder, Datenverbindungen, Formulare, Objekte und Wikiseiten) zur Verfügung. In SharePoint 2013 werden Bibliotheken nicht mehr in der Kategorie "Bibliothek" aufgeführt. Stattdessen finden die Apps nun auch in SharePoint 2013 Ihren Einzug. Unter der folgenden Adresse http://MeinEinstiegspunkt/SharePoint/Dokumentation  liegen z.B. die Dokumentation für unseren SharePoint. In unserem Gebäude kann man sich die Bibliotheken als die Ablage eines Arbeitsplatzes vorstellen, in der jeweils unterschiedliche Objekte (Produktinfos, Flyer, Material, Stifte, Visitenkarten, usw. ) aufbewahrt werden.
• Listen
• Eine Liste ist ein Container für Elemente mit einer vorgegebenen Struktur. Eine Liste nimmt nur Objekte mit einer vordefinierter Struktur auf und kann nicht wie bei einer Dokumentenbibliothek Elemente unterschiedlicher Dateiformate speichern.  Unter folgender Adresse http://MeinEinstiegspunkt/SharePoint/Kontakte  liegen z.B. die Kontakte des Unternehmens. Man kann Listen im Grunde genommen auch als eine Ablage auf unserem Arbeitsplatz beschreiben, in die nur bestimmte Elemente passen.
• Apps
• Als App kann man sich letztendlich alles vorstellen, was auf einer Webseite angezeigt und hinzugefügt werden kann. Hier handelt es sich sowohl um Bibliotheken, Listen, Seiten, usw. Zudem gibt es einen eigenen App-Store, den man entsprechend erweitern kann.

Die folgende Grafik liefert einen guten Überblick über das Zusammenspiel der einzelnen Ebenen und zeigt Euch die Struktur von SharePoint.

Anhand der nächsten Grafik lassen sich die Verschachtelungsmöglichkeiten der einzelnen Strukturen etwas besser aufzeigen.

Es stehen in meiner Serie noch die folgenden Themen an:

• Navigation in SharePoint
• Meine Einstellungen in SharePoint
• Arbeiten mit SharePoint

Es ist gar nicht so einfach die Struktur eines SharePoints auf alltägliche Objekte abzubilden. Ich hoffe das es mir mit dem Gebäude ganz gut gelungen ist.

Viele Grüße, 

Patrick

P.S.: Im meinem nächsten Beitrag "Navigation in SharePoint" werde ich Euch dann auch wirklich mit den ersten Screenshots versorgen.

Microsoft SharePoint – Meine kleine Einführung

Wie in meinem Eröffnungsartikel beschrieben werde ich nun den Anfang meiner ersten Blog-Serie starten. Das Thema des heutigen Artikels wird die „Einführung in SharePoint“ sein. Ich möchte hier noch nicht auf den Umgang mit dem System eingehen, sondern aus meiner Sicht beschreiben was SharePoint überhaupt ist.

Das SharePoint Kurzprofil

Bei SharePoint handelt es sich um ein Produkt aus dem Hause Microsoft und befindet sich mittlerweile in der 6. Generation (wenn man alle Produktentwicklungen einbezieht), auch wenn die Namensgebung nicht immer SharePoint gewesen ist. Seit der 3. Generation liefert Microsoft zu den kostenpflichtigen Versionen auch eine kostenlose Version aus, die jedoch in der Funktionalität begrenzt ist. Es werden die folgenden Versionen angeboten:

• SharePoint Foundation (kostenlos)
• SharePoint Server Standard Edition (kostenpflichtig)
• SharePoint Server Enterprise Edition (kostenpflichtig)
• SharePoint Online (kostenpflichtig)

Einen guten Überblick über die einzelnen Funktionen der unterschiedlichen Versionen kann man sich auf sharepointedutech verschaffen. Man kann SharePoint als eine Geschäftsanwendung für Unternehmen beschreiben, welche die Zusammenarbeit im Web fördern soll. SharePoint ist eine komplett webbasierte Anwendung. Zudem ist eine Integration weiterer Microsoft Produkte (wie z.B. Office Word, Office Excel, usw.) vorhanden und vereinfacht so den Austausch von Dokumenten und Informationen. Man kann sagen das SharePoint zum einen Mitarbeiter unterstützt, die an strukturierten Prozessen teilnehmen als auch Mitarbeiter, die Ihr Wissen und Ihre Informationen erstellen und teilen möchten.

Warum SharePoint

In vielen Unternehmen werden heutzutage eine Reihe an Anwendungen eingesetzt um den verschiedenen Anforderungen in den unterschiedlichsten Bereichen eines Unternehmens gerecht zu werden. SharePoint bietet Unternehmen die Möglichkeit diese Anwendungen (Enterprise Search, Enterprise Content Management, Web Content Management, um ein paar Anwendungen zu nennen) zu konsolidieren und den Anwendern somit einen zentralen Punkt für die tägliche Arbeit anzubieten. Alleine durch diesen einfachen Zugriffspunkt steigert man bereits die Produktivität der Mitarbeiter. Man muss sich nicht an verschiedene Systeme anmelden, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Aus Sicht der IT-Verantwortlichen geht es dabei natürlich auch um Kostensenkung und eine gesteigerte Produktivität der IT-Abteilung.

Welchen Nutzen bietet SharePoint

Der Nutzen den SharePoint sowohl dem Anwender und damit verbunden auch dem Unternehmen einbringt werde ich anhand ein paar wichtiger Stichpunkte versuchen deutlich zu machen. Diese Liste ist lediglich ein kleiner Auszug:

• Bereitstellen der Unternehmensdaten
• Austausch von Dokumenten jeglicher Art
• einfache Zusammenarbeit
• schnelle Auffindbarkeit der benötigen und relevanten Informationen
• flexible Anpassung an Anforderungen
• Genehmigungsprozesse
• Versionierung
• zeitgesteuerte Inhaltsveröffentlichung
• vordefinierte Seiten-Layouts
• Integration der Microsoft Office Welt
• einheitliche und einfache Benutzeroberfläche
• Offline-Verfügbarkeit von Inhalten durch Synchronisierung möglich
• Mobile Verfügbarkeit der Unternehmensdaten
• Integration von Drittsystemen wie z.B. SAP
• Kostensenkung durch eine einheitliche Infrastruktur

Ich hoffe, dass ich Euch einen kleinen Überblick über das Produkt SharePoint geben konnte. In meinem nächsten Artikel werde ich mich dem Thema "Aufbau und Struktur einer SharePoint-Umgebung" widmen und dann auch in den SharePoint eintauchen und Euch mit den ersten Screenshots versorgen.

Und für alle die nicht so gerne lesen (bis hier war es doch gar nicht so schwer) und lieber ein kurzes Video ansehen möchten, der ist hier richtig :-)

Viele Grüße,
Patrick

Eine kleine Einleitung

Herzlich Willkommen. Ich bin Patrick Sender, SharePoint Consultant bei der Data One GmbH in Saarbrücken. Ich beschäftige mich hauptsächlich mit der Einführung und Abbildung von Prozessen mit Microsoft SharePoint und der Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Nintex Workflow. Zudem bin ich für die Analyse und Konzeption von Projekten auf Basis von Microsoft SharePoint zuständig. 

Wir haben ein neues Jahr und ich habe mich dazu entschlossen einen neuen Blog zu eröffnen (mein bereits bestehender Blog). Ich würde gerne einen weiteren Beitrag zum Thema SharePoint leisten, jedoch unabhängig von technischen Themen, daher auch ein eigener Blog.

Wie man dem Titel entnehmen kann möchte ich mich gerne dem Thema "SharePoint" widmen. 

Wieso habe ich mich für den Titel "SharePoint für Jedermann" entschieden? 

Genauer gesagt warum "Jedermann"?

SharePoint wurde als eine Plattform entwickelt, die die Endanwender bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen und somit die Produktivität eines Unternehmens steigern soll. Leider kommen die Endanwender in einigen Unternehmen zu kurz bzw. fehlt Ihnen das Verständnis für die Benutzung von SharePoint. Das Verständnis für den Umgang mit SharePoint kann jedoch sehr einfach aufgebaut werden, es bedarf lediglich der Investition in Schulungen. Aus Erfahrung ein scheinbar schwieriges Thema, da es in vielen Unternehmen nicht als sehr wichtig angesehen wird (Beratungsresistenz). Die Anwender werden mit dem System schon irgendwie klarkommen. Wobei doch gerade die Anwender die Hauptrolle spielen und ohne deren Akzeptanz und Nutzung ein System wie SharePoint keinen großen Erfolg im Unternehmen haben wird. Aber wieso sind Endanwender-Schulungen häufig Mangelware? Schulungen benötigen Zeit für die Vorbereitung und Durchführung bzw. eine Übernahme der Ausführung durch Dienstleister, was wiederum Kosten bedeutet. Wobei ein Unternehmen durch den Invest in Schulungen relativ schnell einen Mehrwert erzielen kann, da die Anwender das System gezielt einsetzen können. Ein zielgerichteter Einsatz bedeutet somit eine Steigerung der Produktivität, Motivation der einzelnen Mitarbeiter, da diese einfacher Ihre Aufgaben bearbeiten können. Man kann diese Liste mit Sicherheit noch in vielen Ebenen fortführen, von meiner Seite sollte es als Einführung jetzt jedoch ausreichen. Ich habe mich daher entschieden mit "SharePoint für Jedermann" die einfache Benutzung dieses Systems zu beschreiben.

Ich werde die Themen in diesem Blog auf einem Low-Level (Level 100 - 200) aufbauen, d.h. die Thematiken werden hauptsächlich die Benutzergruppe der "Anwender" ansprechen. Ich werde versuchen die technischen Aspekte des SharePoint Servers außen vor zulassen, soweit diese nicht zwingend notwendig sein werden um ein Thema verständlich zu erläutern. Zudem werde ich den Fokus auf die Version 2013 setzen, da gerade im Bereich der Usability für Endanwender Einiges verbessert und erweitert wurde. Solltet Ihr jedoch Fragen zu den vorherigen Versionen von SharePoint haben, so könnt  Ihr Euch gerne mit mir in Verbindung setzen.

Ich habe mir für den Anfang eine kleine Serie überlegt, die die folgenden Themen beinhalten wird. 

• Einstieg in SharePoint
• Aufbau und Struktur einer SharePoint-Umgebung
• Navigation in SharePoint
• Meine Einstellungen in SharePoint
• Arbeiten mit SharePoint

Da ich relativ stark in Projekte involviert bin und auch noch meinen anderen Blog betreibe, kann ich zu dem zeitlichen Rahmen leider keine Aussage treffen. Ich werde jedoch versuchen die Abstände meiner Beiträge so gering wie möglich zu halten :-)

Ich hoffe, dass ich mit diesem Blog den ein oder anderen Anwender erreiche und im Umgang mit Microsoft SharePoint eine kleine Hilfe sein werde.

In diesem Sinne wünsche ich viel Spaß,
Patrick