Navigation in SharePoint 2013 (Teil 2)

Wie in meinem vorherigen Artikel angekündigt folgt nun der zweite Teil bezüglich der Navigation in SharePoint 2013. Weitere Artikel die bisher in meiner kleinen Reihe "Einführung in SharePoint 2013" erschienen sind:

• Eine kleine Einleitung
• Meine kleine Einführung
• Aufbau und Struktur einer SharePoint Umgebung
• Navigation in SharePoint 2013 (Teil 1)

Ich werde mich heute damit befassen, wie man die Navigation ganz einfach anpassen kann und welche Möglichkeiten von SharePoint 2013 im Standard zur Verfügung gestellt werden. Ich werde Euch die Einstellungsmöglichkeiten anhand von einigen Beispielen und wenig Text erläutern. Ich werde auch hier wieder meine Testseite basierend auf Office 365 nutzen :-)

Als Einstiegspunkt nutze ich meine folgende Seite.

 



















Wenn wir uns den folgenden Bereich genauer betrachten, erscheint der Link "LINKS BEARBEITEN" als der richtige Einstieg für unser Vorhaben in der Anpassung der Navigation, in diesem Fall die "Leiste für häufig verwendete Links".

Nachdem ich diesen Link angeklickt habe ändert sich dieser Bereich in den Bearbeitungsmodus und ich kann weitere Links manuell hinzufügen oder auch bestehende Links in der Reihenfolge per Drag & Drop ändern.

Um einen neuen Link hinzuzufügen habe ich auf das blaue "+" Zeichen geklickt und es öffnet sich das folgende Eingabefenster. Ich gebe die folgenden Informationen ein und bestätige mit "OK".

Es ist nun zu erkennen, dass der gerade erstellte Link (und noch einen Weiterer  von mir erstellter Link) in der "Leiste für häufig verwendete Links" sichtbar ist.

Die Reihenfolge der Links wird chronologisch anhand der Erstellung der Einträge ermittelt, nicht immer ganz sinnvoll. Es ist nun möglich die Links per Drag & Drop an die richtige Position zu verschieben. 

Die Reihenfolge wurde nun per Drag & Drop ganz einfach verändert. Wer sich lieber mit einer Sortierung in Listenform beschäftigen möchte kann auch über die folgende Ansicht die Reihenfolge ändern.

Die Änderungen in der Navigation "Leiste für häufig verwendete Links" ist durchgeführt. Als nächstes möchte ich auch die "aktuelle" Navigation ändern bzw. erweitern. Ich finde die folgende Ansicht auf meiner Seite vor.

Die Handhabung ist sehr einfach und identisch mit der Vorgehensweise wie ich bereits zuvor die Änderungen in der Navigation vorgenommen habe. Durch einen Klick auf "LINKS BEARBEITEN" ändert sich die "aktuelle" Navigation in den Bearbeitungsmodus.

Auch hier kann ich durch einen Klick auf das "+" Zeichen einen neuen Link manuell hinzufügen oder die vorhandenen Links per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen.

Mit ein paar wenigen und einfachen Schritten habe ich nun meine Navigation angepasst.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende,
Patrick

Navigation in SharePoint 2013

Leider hat es etwas länger gedauert, aber ich war/bin in den letzten Wochen sehr stark in Projekte eingebunden und habe zudem auch noch eine Woche Schnee-Urlaub im Schwarzwald und ein schönes langes Wochenende in Paris genossen. Jetzt haben wir jedoch genug Schnee gehabt und freuen uns auf den sehr baldigen Frühling mit dazugehöriger Sonne.

Nun aber zum eigentlichen Thema, damit ich Euch nicht noch länger warten lasse. Wie in meinen beiden vorherigen Beiträgen "Microsoft SharePoint – Meine kleine Einführung" und "Aufbau und Struktur einer SharePoint-Umgebung" beschrieben, die Euch hoffentlich einen kleinen Einblick gegeben haben, folgt heute der 3. Teil meiner angekündigten Blog-Reihe. In diesem Beitrag werde ich mich dem Thema der "Navigation in SharePoint 2013" widmen. Die Navigation ist ein wichtiger Aspekt, der nicht unterschätzt werden darf. In ersten Linie geht es darum eine anwenderfreundliche und intuitive Steuerung zu erschaffen. Die Erfahrung aus vergangenen Projekten zeigt diese Problematik leider allzu häufig. Die Anwender werden mit einer Anhäufung von Links und unkontrollierten Überlagerung an Informationen überschüttet. Es kommt somit immer wieder zu einer Überfrachtung in der Navigation. Die Bereitstellung der Navigation bedarf somit einer vernünftigen Planung und ein damit verbundenes allgemeines Verständnis für die Navigation, welches ich Euch in diesem Beitrag näherbringen möchte.

Eine kleine Anmerkung meinerseits: Man findet seine Informationen im SharePoint sehr schnell über die integrierte und einfach zu bedienende Suchfunktion :-)

Ich bin froh, dass ich mich in diesem Blog auf SharePoint 2013 beziehe, denn in SharePoint 2010 war es leider nicht so komfortabel die Navigation auf die Anwender zurecht zu schneiden. Eventuell gibt es hier den Ein oder Anderen, der auch schon mit SharePoint 2010 gearbeitet hat oder noch arbeitet und entsprechende Erfahrungen mit diesem Thema sammeln konnte.

Ein großer Pluspunkt in SharePoint 2013 ist die Verbesserung in der manuellen Anpassung der Navigation. Musste man in den vorherigen Versionen über die Webseiteneinstellungen gehen, so kann man heute die Navigation direkt über die Webseite anpassen (Einsparung von ein paar Mausklicks) und hat auch erheblich mehr Spielraum, der in der Vorgänger-Version ohne Anpassungen im Quelltext überhaupt nicht möglich gewesen ist. Die Drag & Drop Funktionalität hat auch hier Einzug erhalten, so dass man Links ganz einfach mit der Maus verschieben kann. Ein meiner Meinung nach weiteres schönes Feature ist die "Zuletzt verwendet" Kategorie. Hier werden neue Apps (Bibliotheken, Listen, usw.) angezeigt. Diese kann man anschließend per Drag & Drop schnell positionieren oder auch entfernen. 

Die Navigation ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Wir haben zum Einen die "globale" Navigation welche immer zur Verfügung steht. Und zum Anderen die "aktuelle" Navigation welche die Inhalte des jeweiligen Bereiches anzeigt in dem wir uns befinden, daher auch "aktuell". Damit man diese beiden unterschiedlichen Arten der Navigation besser unterscheiden kann werde ich es Euch an einem kleinen Beispiel erläutern.
Als Einstiegspunkt (https://patricksenderdemo.sharepoint.com) haben wir die folgende Ansicht.

Wenn wir uns den gesamten Screenshot genauer ansehen haben wir im oberen Bereich die folgende Navigation zur Verfügung.

Dieser Bereich nennt sich "globale" Navigation. Egal wo wir uns im SharePoint befinden, diese Navigationsleiste wird uns immer zur Verfügung stehen (Ausnahme: das Design wurde entsprechend angepasst und es greifen nicht die Standard-Navigationsanbieter). Da es sich hier um eine Office 365 Testumgebung handelt ist die Navigation entsprechend der Punkte "Outlook" und "Kalender" erweitert. Zudem haben wir im oberen linken Bereich die sogenannte "Leiste für häufig verwendete Links" zur Verfügung, die sich jedoch in dem Bereich der "aktuellen" Navigation eingliedert und nur im jeweiligen Container zur Verfügung steht.

Betrachten wir uns den linken Bereich der Seite, also die "aktuelle" Navigation, stellt sich uns die folgende Ansicht.

 

Wie man erkennen kann gibt es hier Links zu Dokumente, Kontakte, Notizbuch, usw.. Diese Links stehen uns auf der Startseite zur Verfügung. Wie wir hier erfahren haben gibt es verschiedene Container für Inhalte. Unsere Startseite dient für die aufgezeigten Elemente als Container, daher werden Sie uns auch innerhalb der Startseite angezeigt. Navigieren wir z.B. in unsere "Dokumente" haben wir folgende Ansicht.

Man kann erkennen, dass sich die "aktuelle" Navigation nicht geändert hat, da sich das Element "Dokumente" innerhalb unseres Containers "Startseite" befindet. Wenn ich mich jetzt in einen anderen Container "https://patricksenderdemo.sharepoint.com/spielwiese" bewege öffnet sich uns die folgende Ansicht.

Wir können erkennen, dass sich die obere "globale" Navigation nicht geändert hat. Wie ich bereits erwähnt habe steht uns dieser Bereich überall zur Verfügung, daher auch "globale" Navigation. Wenn wir uns nun die "aktuelle" Navigation betrachten

können wir feststellen, dass sich diese geändert hat, da wir uns in einem anderen Bereich (https://patricksenderdemo.sharepoint.com/spielwiese) befinden.  

Ich werde noch einen weiteren Beitrag zum Thema Navigation bereitstellen und mich dort mich den Anpassungsmöglichkeiten beschäftigen, damit ich diesen Beitrag abschliessen kann und mich ins verlängerte Osterwochenende begeben kann.

Ich wünsche Euch ein frohes Osterfest und ein paar entspannende Tage,
Patrick   

Microsoft SharePoint – Meine kleine Einführung

Wie in meinem Eröffnungsartikel beschrieben werde ich nun den Anfang meiner ersten Blog-Serie starten. Das Thema des heutigen Artikels wird die „Einführung in SharePoint“ sein. Ich möchte hier noch nicht auf den Umgang mit dem System eingehen, sondern aus meiner Sicht beschreiben was SharePoint überhaupt ist.

Das SharePoint Kurzprofil

Bei SharePoint handelt es sich um ein Produkt aus dem Hause Microsoft und befindet sich mittlerweile in der 6. Generation (wenn man alle Produktentwicklungen einbezieht), auch wenn die Namensgebung nicht immer SharePoint gewesen ist. Seit der 3. Generation liefert Microsoft zu den kostenpflichtigen Versionen auch eine kostenlose Version aus, die jedoch in der Funktionalität begrenzt ist. Es werden die folgenden Versionen angeboten:

• SharePoint Foundation (kostenlos)
• SharePoint Server Standard Edition (kostenpflichtig)
• SharePoint Server Enterprise Edition (kostenpflichtig)
• SharePoint Online (kostenpflichtig)

Einen guten Überblick über die einzelnen Funktionen der unterschiedlichen Versionen kann man sich auf sharepointedutech verschaffen. Man kann SharePoint als eine Geschäftsanwendung für Unternehmen beschreiben, welche die Zusammenarbeit im Web fördern soll. SharePoint ist eine komplett webbasierte Anwendung. Zudem ist eine Integration weiterer Microsoft Produkte (wie z.B. Office Word, Office Excel, usw.) vorhanden und vereinfacht so den Austausch von Dokumenten und Informationen. Man kann sagen das SharePoint zum einen Mitarbeiter unterstützt, die an strukturierten Prozessen teilnehmen als auch Mitarbeiter, die Ihr Wissen und Ihre Informationen erstellen und teilen möchten.

Warum SharePoint

In vielen Unternehmen werden heutzutage eine Reihe an Anwendungen eingesetzt um den verschiedenen Anforderungen in den unterschiedlichsten Bereichen eines Unternehmens gerecht zu werden. SharePoint bietet Unternehmen die Möglichkeit diese Anwendungen (Enterprise Search, Enterprise Content Management, Web Content Management, um ein paar Anwendungen zu nennen) zu konsolidieren und den Anwendern somit einen zentralen Punkt für die tägliche Arbeit anzubieten. Alleine durch diesen einfachen Zugriffspunkt steigert man bereits die Produktivität der Mitarbeiter. Man muss sich nicht an verschiedene Systeme anmelden, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Aus Sicht der IT-Verantwortlichen geht es dabei natürlich auch um Kostensenkung und eine gesteigerte Produktivität der IT-Abteilung.

Welchen Nutzen bietet SharePoint

Der Nutzen den SharePoint sowohl dem Anwender und damit verbunden auch dem Unternehmen einbringt werde ich anhand ein paar wichtiger Stichpunkte versuchen deutlich zu machen. Diese Liste ist lediglich ein kleiner Auszug:

• Bereitstellen der Unternehmensdaten
• Austausch von Dokumenten jeglicher Art
• einfache Zusammenarbeit
• schnelle Auffindbarkeit der benötigen und relevanten Informationen
• flexible Anpassung an Anforderungen
• Genehmigungsprozesse
• Versionierung
• zeitgesteuerte Inhaltsveröffentlichung
• vordefinierte Seiten-Layouts
• Integration der Microsoft Office Welt
• einheitliche und einfache Benutzeroberfläche
• Offline-Verfügbarkeit von Inhalten durch Synchronisierung möglich
• Mobile Verfügbarkeit der Unternehmensdaten
• Integration von Drittsystemen wie z.B. SAP
• Kostensenkung durch eine einheitliche Infrastruktur

Ich hoffe, dass ich Euch einen kleinen Überblick über das Produkt SharePoint geben konnte. In meinem nächsten Artikel werde ich mich dem Thema "Aufbau und Struktur einer SharePoint-Umgebung" widmen und dann auch in den SharePoint eintauchen und Euch mit den ersten Screenshots versorgen.

Und für alle die nicht so gerne lesen (bis hier war es doch gar nicht so schwer) und lieber ein kurzes Video ansehen möchten, der ist hier richtig :-)

Viele Grüße,
Patrick